Eisenhower Matrisi Nedir ve Nasıl Uygulanır?

Eisenhower Matrisi, adını Amerika Birleşik Devletleri’nin 34. Başkanı Dwight D. Eisenhower’dan almıştır. Bu sistem, Eisenhower’ın kişisel zaman yönetimi anlayışından esinlenilerek oluşturulmuştur.

Eisenhower Matrisi -diğer adıyla Öncelik Matrisi- yapılması planlanan görevleri önem ve aciliyet derecesine göre kategorize ederek zamanı daha verimli kullanmayı amaçlayan bir yöntemdir. Bu sistem, dört bölümden oluşur: Eisenhower Matrisi, Acil ve Önemli, Acil ve Önemli Değil, Acil Değil ve Önemli ve Acil Değil ve Önemli Değil.

Eisenhower Matrisi, ABD Başkanı Dwight D. Eisenhower tarafından doğrudan geliştirilmiş bir sistem değildir. Eisenhower’ın ölümünden sonra, onun çalışma disiplini ve karar alma biçiminden esinlenilerek formüle edilmiştir. İkinci Dünya Savaşı sırasında hızlı, öncelik sırasına dayalı ve etkili kararlar alabilme becerisi, bilimsel yöntemlerin ilerlemesiyle birlikte incelenmiş ve bu gözlemler Eisenhower Matrisi’nin temellerini oluşturmuştur.

Eisenhower Matrisi, zamanı etkili kullanma yöntemlerinden biridir. Bireylerin, yaşamlarını öncelik ve aciliyet derecesine göre şekillendirmelerini temel aldığı için yapılan eylemlerden alınan verim artar. Verim artışına ek olarak, etkili bir zaman yönetimi de sağlanır.

Eisenhower Matrisi, zamanı etkili kullanmak için dört bölmeli bir çerçeve oluşturur. Sistem, bu çerçeveyi iki ana kritere göre ayırır:

1. Acil
2. Önemli

1. Görevleri Listelenmesi
2. Görevleri Aciliyet ve Önem Derecelerine Göre Sınıflandırılması
3. Görevleri Eisenhower Matrisindeki Dört Bölüme Ayrılması
4. Matrisin Uygulanması için Verilerin Değerlendirilmesi

Eisenhower Matrisi, üniversite sınavı veya Kamu Personeli Seçme Sınavı (KPSS) gibi çeşitli sınavlara hazırlanırken kullanılabilir. Görevler, dersler ya da konular aciliyet ve önem sırasına göre sıralandıktan sonra tamamlanmaya başlanabilir. Bu şekilde, daha düzenli ve sistemli hale getirilen ders çalışma düzeninden, önceki döneme kıyasla daha fazla verim ve etki elde edilebilir.

Her öğrenci, kendi programını önem ve aciliyet sırasına göre düzenleyebilir. Tekdüze bir program, her öğrencinin çalışma koşullarına uymayabilir. Ancak genel bir örnek program verilmesi gerekirse şu şekilde sınıflandırılabilir:

• Acil ve Önemli Görevler
  Hemen yerine getirilmesi gereken görevlerdir. Sınavlar, ödev teslimleri ve acil nitelikteki çalışmalar bu gruba girer.
• Acil ve Önemli Olmayan Görevler
  Bu kategori, önem derecesi düşük ancak kısa sürede tamamlanması gereken görevleri kapsar.
  Örnek: KPSS başarısını doğrudan etkilemeyen, ancak zamanında girilmesi gereken deneme sınavları.
• Önemli ama Acil Olmayan Görevler
  Uzun vadeli hedefleri destekleyen, planlı çalışmaları ifade eder.
  Örnek: Sınava hazırlanmak için yapılan konu tekrarları.
• Ne Acil Ne de Önemli Olan Görevleri
  Görevin tamamlanmasına doğrudan katkı sağlamayan aktiviteler bu grupta yer alır.
  Örnek: Sosyal etkinlikler veya arkadaşlarla içilen kahve.

Önem ve aciliyet sırası belirlenip görevler yerine getirilmeye başlanırsa, motivasyon artışı gözlemlenebilir. Görevlerin etkili ve verimli bir şekilde tamamlanması, yeni görevleri tamamlama isteğini artırarak kişinin motivasyonunu yükseltebilir.

Eisenhower Matrisi hakkında kesin bir biçimde faydalı ya da zararlı olduğu söylenemez; ancak bazı durumlarda hem yararlı hem de olumsuz sonuçlar doğurabilir.

Eisenhower Matrisi’nde önemli olan, zamanı verimli ve etkili kullanmaktır. Bu nedenle, sistemi kullanmaya başladıktan sonra zaman yönetimi belirgin şekilde iyileşir. Zaman yönetiminin iyileşmesi, beraberinde daha iyi planlama yapma becerisini de getirir. Daha iyi planlanmış görevler eyleme geçirilirken oluşabilecek stres azalır ve plan dâhilinde daha hızlı kararlar alınabilir. Görevler aciliyet ve önem sırasına göre tamamlanmaya çalışıldığından, sadece eldeki işe odaklanılır. Odak başka bir göreve kaymadığı için mevcut görev daha dikkatli ve bilinçli bir şekilde gerçekleştirilir.

Eisenhower Matrisi, zamanı verimli kullanmak amacıyla ortaya çıkmış olsa da, kullanım şekline göre fayda sağlamadığı; hatta kişinin düzenini bozduğu durumlar meydana gelebilir. Sistemi kullanan insanların hayat şartlarına göre iyi planlama yapması, öncelik ve aciliyet sırasını doğru belirlemesi gerekir. Aksi takdirde, alınması beklenen verim ve etki elde edilemeyeceği gibi, görevin etkisi ve verimi de düşebilir.

Uzun vadeli görevler, acil olmadıkları için planlama iyi yapılmazsa ihmal edilebilir. İhmal edildikleri takdirde ise, zamanı geldiğinde bu görevlerden istenilen verim alınamayabilir. Acil ancak önemli olmayan küçük görevler de, gerekli ihtimam gösterilmediğinde birikerek ileride acil ve önemli bir sorumluluk olarak geri dönebilir.

Eisenhower Matrisi’ni daha etkin takip edebilmek için Google Play ve App Store’daki uygulamalardan yararlanılabilir. Örneğin, 4 Do: Task & To‑Do List, Priority Matrix: Eisenhower App ve Task Boxes: Eisenhower Matrix gibi uygulamalar aratıldığında, öne çıkan başlıca örnekler arasında yer alır.

Pomodoro Tekniği: Uzun süreler boyunca odaklanmakta zorlanan kişilerin zamanı verimli ve etkili kullanabilmeleri için geliştirilmiş bir sistemdir. Bu teknikte her 20‑25 dakikalık çalışma süresinin ardından 5‑10 dakikalık kısa molalar verilir.

Kanban Tekniği: Japonya’da, Toyota fabrikasında bir mühendis tarafından geliştirilmiş bir zaman ve iş yönetimi tekniğidir. Kanban, yapılacak eylemlerin sınırlandırılması ve görselleştirilmesi üzerine kurulu bir sisteme sahiptir.