Öğrenci Stajları ile İlgili Uygulama

Staj Formu

Bilindiği üzere,
17.04.2008 tarih ve 5754 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun ve 31.05.2006 tarih ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun 5 inci maddesinin b bendi “b) Hizmet akdi ile çalışmamakla birlikte 5/6/1986 tarihli ve 3308 sayılı Meslekî Eğitim Kanununda belirtilen aday çırak, çırak ve işletmelerde meslekî eğitim gören öğrenciler hakkında iş kazası, meslek hastalığı ve hastalık sigortası; meslek liselerinde okumakta iken veya yüksek öğrenimleri sırasında staja tâbi tutulan öğrenciler hakkında ise iş kazası ve meslek hastalığı sigortası uygulanır ve bu bentte sayılanlar, 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında sigortalı sayılırlar ile Yükseköğretim Kurumları staj görevini yerine getirecek olan öğrencilerini bu düzenleme ile sadece kısa vadeli sigorta kolu (iş kazası ve meslek hastalığı sigortası) kapsamında sigortalı yapacak olup diğer sigorta kolları uygulamayacaktır hükmü yer almaktadır. Yine aynı kanunun 87 inci maddesinin e bendi “5 inci maddenin (b) bendinde belirtilen aday çırak, çırak ve işletmelerde meslekî eğitim görenler ile meslek liselerinde staja tâbi tutulan öğrenciler için Milli Eğitim Bakanlığı veya bu öğrencilerin eğitim gördükleri okullar, yüksek öğrenim sırasında staja tâbi tutulan öğrenciler için öğrenim gördükleri yüksek öğretim kurumu,” ile yüksek öğrenim kurumu sosyal güvenlik işlemlerini yerine getirmekle yükümlü kılınmıştır.

Bu itibarla mevcut yasal düzenlemeler doğrultusunda Üniversitemiz öğrenci işeri,idari ve mali işler dairesi ile Fakülte Dekanlıkları/Yüksekokulu Müdürlükleri ve Fakülte/Yüksekokul Sekreterliklerince  staja tabi tutulan öğrencilerimizin sigorta işlemlerinin yürütülmesi, işleyişi ve genel olarak dikkat edilmesi gereken hususlara ve yapılacak uygulamaya ilişkin bilgiler aşağıda belirtilmektedir.

Staj Başlangıç Süreci/Uygulama ve İlgili Birimlerimizce Yapılacak İşlemler
İlgili Kanun Maddesi:
5510 Sayılı  Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
Sigortalılığın başlangıcı

MADDE 7- Sigorta hak ve yükümlülükleri 4 üncü maddenin birinci fıkrasının;
a) (a) bendi kapsamında sigortalı sayılanlar için çalışmaya, meslekî eğitime veya staja başladıkları tarihten

Sigortalı bildirimi ve tescili
MADDE 8- İşverenler, 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında sigortalı sayılan kişileri, 7 nci maddenin birinci fıkrasının (a) bendinde belirtilen sigortalılık başlangıcından önce, sigortalı işe giriş bildirgesi ile Kuruma bildirmekle yükümlüdür.

Uygulama
Mevcut Mevzuata göre staja başlama tarihlerinin (işe giriş tarihlerinin) işyerlerine göre değişkenlik gösterecek olması ve önceki tarihlerde tespit edilebilir veya planlanabilir bir yapıda olmaması sebebi ile işe giriş işlemlerinin gerçekleştirilmesi aşamasında bazı idari sorunlara neden olacaktır. İşleyişin yürütülüşü esnasında büyük risk içerecek olan işe giriş bildirgelerinin zamanında (işe başlamadan en az bir gün önce en fazla on gün önce kuruma teslim edilmesi zorunluluğu) kuruma teslim edilmemesinde problemler yaşanacaktır. Bu itibarla ilgili Bölüm Başkanlıkları ile Fakülte/Yüksekokul sekreterliklerince bu konunun titizlikle takibi büyük önem arz etmektedir. Yaşanabilecek gecikmeler doğrultusunda ilgili kanunun 102 inci maddesi uyarınca her işe giriş bildirgesi için ayrı ayrı idari para cezası uygulanacak bu tür olumsuzlukların yaşanmaması için öğrencilerin staja başlama tarihlerinin önceden belirlenmesi ve işe giriş işlemlerinin staja başlamadan (çalışmaya başlamadan) önce bitirilmesi ve işlemlerden sonra staja başlatılması gerekmektedir.

Sigorta girişleri Öğrenci İşleri Dairesince, tahakkuk işlemleri koordineli olarak ilgili birimlerce, ödeme ve Sosyal Güvenlik Kurumuna yapılacak bildirimler İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığınca yürütülecektir.
Süresi içerisinde yapılmayan bildirimlerdeki,

İlgili Kanun Maddesi:
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
Kurumca verilecek idarî para cezaları

MADDE 102- Kurumca dayanağı belirtilmek suretiyle diğer kanunlarda suç oluştursa dahi ayrıca bu Kanunun;
a) 8 inci maddenin birinci fıkrası ile 61 inci maddede belirtilen bildirgeleri; Kurumca belirlenen şekle ve usûle uygun vermeyenler veya Kurumca internet, elektronik veya benzeri ortamda göndermekle zorunlu tutulduğu halde anılan ortamda göndermeyenler veya bu Kanunda belirtilen süre içinde vermeyenlere, her bir sigortalı için aylık asgarî ücret tutarında, idarî para cezası uygulanır.

Staj Süresince Yapılması Gerekenler
İlgili Kanun Maddesi:
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
Prim belgeleri ve işyeri kayıtları

MADDE 86- İşveren bir ay içinde 4 üncü ve 5 inci maddeye tâbi çalıştırdığı sigortalıların ve sosyal güvenlik destek primine tâbi sigortalıların;
a) Ad ve soyadlarını, T.C. kimlik numaralarını,
b) 80 inci maddeye göre hesaplanacak prime esas kazançlarını,
c) Prim ödeme gün sayıları ile prim tutarlarını,
gösteren ve örneği Kurum tarafından çıkarılacak yönetmelikle belirlenen asıl veya ek aylık prim ve hizmet belgesini, ait olduğu ayı takip eden ayın yirmi beşinci gününün sonuna kadar Kuruma vermekle veya sigortalı çalıştırmadığı takdirde, bu hususu sigortalı çalıştırmaya son verdiği tarihten itibaren, onbeş gün içinde Kuruma bildirmekle yükümlüdür. Bu hüküm özel nitelikteki işyeri için olup kamu kurum ve kuruluşlar için aşağıdaki hüküm geçerlidir.

İlgili Tebliğ:
Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ (Resmi Gazete Tarihi 28 Eylül 2008)
2.2.1- Aylık prim ve hizmet belgelerinin Kuruma verilme şekli ve süresi

5510 sayılı Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında sigortalı sayılanları çalıştıran;
- Özel nitelikteki işyeri işverenleri, cari aya ilişkin olarak düzenleyecekleri asıl, ek veya iptal nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerini, en geç belgenin ilişkin olduğu ayı izleyen ayın 23’ünde,
- Resmi nitelikteki işyeri işverenleri ise, cari aya ilişkin olarak düzenleyecekleri asıl, ek veya iptal nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerini, en geç belgenin ilişkin olduğu dönemi izleyen takvim ayının 7’sinde, saat 23.59’a kadar e-Sigorta kanalıyla Kuruma göndermek zorundadırlar. Belgenin gönderilmesi gereken sürenin son gününün resmi tatile rastlaması halinde, aylık prim ve hizmet belgesi, son günü izleyen ilk iş günü saat 23:59 a kadar, Kuruma, e-Sigorta kanalıyla gönderilebilecektir.

Uygulama
Bu düzenleme ile yüksek öğrenimleri sırasında staja tabi tutulan öğrenciler hakkında sadece iş kazası ve meslek hastalığı sigortası uygulanacak olup; diğer sigorta kolları uygulanmayacaktır hükmü yer almaktadır. Bu anlamda staj yapan öğrencilerden %1 olan kısa vadeli sigorta (iş kazası ve meslek hastalıkları sigorta) primi kesilecektir. Diğer sigorta primleri olan uzun vadeli sigorta (Malullük yaşlılık ve ölüm ve genel sağlık sigortası) ve işsizlik sigortası primleri kesilmeyecektir. Hesap bu şekilde yapılıp staj yapılan her ay aylık prim ve hizmet belgesi düzenlenecektir. Aylık prim ve hizmet belgesinin düzenlenmesi için gerekli olan diğer bilgilere 28 Eylül 2008 tarihli resmi gazetede yayınlanan Aylık Prim Ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine Ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul Ve Esaslar Hakkındaki Tebliğinde ulaşabilirsiniz.
Bu anlamda aylık prim ve hizmet belgesinin düzenlenmesi içim gerekli olan bilgileri bir bordro ile belirtmesi gerekmektedir.
(Bordro ve tahakkuk işlemleri idari ve mali işler daire başkanlığınca yürütülecektir)
Akademik Birimlerimizin bütçesinde bu ödeme ile ilgili herhangi bir bütçe söz konusu olmadığından dolayı aylık prim ve hizmet belgesinin bir örneğinin ilgili kanunun öngörmüş olduğu yasal süreden en az ON GÜN (10) ÖNCE düzenlenmesi ve İdari Mali İşler Dairesince bütçemizin ilgili tertibinden ödeme işlemi yapılacaktır.
Aylık Prim ve Hizmet belgesini Sosyal Güvenlik Kurumuna tahakkuku ilgili birimlerimizden gelen bilgilere dayalı olarak yapılacağından bilgilerin eksiksiz ve süresi içerisinde İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığına ulaştırılması gerekmektedir. Birimler bünyesinde staj (çalışma) yapılmayacak ay olması durumunda Sosyal Güvenlik Kurumuna en fazla 15 gün içerisinde yazılı olarak başvurulacak ve konu hakkında bilgi verilecektir.
Süresi içinde verilmeyen bildirimlerdeki,

İlgili Kanun Maddesi:
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
Kurumca verilecek idarî para cezaları

MADDE 102- Kurumca dayanağı belirtilmek suretiyle diğer kanunlarda suç oluştursa dahi ayrıca bu Kanunun;
c) 86 ncı maddenin birinci fıkrası uyarınca verilmesi gereken belgeleri, Kurumca belirlenen şekilde ve usûlde vermeyenler ya da Kurumca internet, elektronik veya benzeri ortamda göndermekle zorunlu tutulduğu halde anılan ortamda göndermeyenler veya belirlenen süre içinde vermeyenlere her bir fiil için;
1) Belgenin asıl olması halinde aylık asgarî ücretin üç katını geçmemek kaydıyla belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına, aylık asgarî ücretin beşte biri tutarında,
2) Belgenin ek olması halinde, aylık asgarî ücretin üç katını geçmemek kaydıyla her bir ek  belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına, aylık asgarî ücretin sekizde biri tutarında,
3) Ek belgenin 86 ncı maddenin beşinci fıkrasına istinaden Kurumca re'sen düzenlenmesi durumunda, aylık asgarî ücretin yarısı tutarında,
4) Belgenin mahkeme kararı, Kurum veya diğer kamu idarelerinin denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurlarınca yapılan tespitler sonucunda veya bu idareler tarafından düzenlenen belgelerden hizmetleri veya kazançları Kuruma bildirilmediği veya eksik bildirildiği anlaşılan sigortalılarla ilgili olması halinde, belgenin asıl veya ek nitelikte olup olmadığı, işverence düzenlenip düzenlenmediği dikkate alınmaksızın, aylık asgarî ücretin üç katı tutarında,
idarî para cezası uygulanır.

Stajın Sona Erdirilmesi
İlgili Kanun Maddesi:
5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
Sigortalılığın sona ermesi

MADDE 9- Kısa ve uzun vadeli sigorta kolları bakımından sigortalılık;
a) 4 üncü maddenin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamındaki sigortalıların, hizmet akdinin sona erdiği tarihten,
İlgili Yönetmelik:
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmenliği (Resmi Gazete Tarihi 28/08/2008)
Sigortalı işten ayrılış bildirgesi

MADDE 26 – (1) Sigortalılığın sona ermesine ilişkin bildirimler, Kanunun 4 üncü maddesi birinci fıkrasının (a) ve (b) bentlerine tabi olanlar için Ek-5, (c) bendine tabi olanlar için ise Ek-5-A’da bulunan sigortalı işten ayrılış bildirgesiyle sigortalılığın sona ermesini takip eden on gün içinde e-sigorta ile yapılır.
(2) Sigortalı işten ayrılış bildirgesine kaydedilen bilgiler, ayrıca ilgili aylık prim ve hizmet belgesinde de gösterilir. Aylık prim ve hizmet belgesi ile sigortalı işten ayrılış bildirgesi arasındaki mutabakatsızlık, işverenle yapılacak yazışma sonucunda giderilir.
Uygulama
Stajı biten öğrenciyi işten ayrılış bildirgesi düzenleyerek (en fazla staj bittikten sonraki on gün içinde) Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirmek gerekir.
Ayrıca bildirilen bu tarih aylık prim ve hizmet belgesinde mutlak suretle gösterilmesi şarttır. Bu tarih gösterilmezse stajı devam etmiş (çalışıyor) gibi sayılır.
Görev/Staj tarihleri sona ermiş olan stajyer öğrencilere ilişkin bilgiler ilgili cari ayın bitimi itibari ile düzenlenmekte olan Aylık Prim ve Hizmet Bildirgesi ve Elektronik bildirge ortamında yer alan işten çıkış bildirgesi aracılığı ile Sosyal Güvenlik Kurumuna bildirilmek zorundadır. Bu hüküm ile birlikte Üniversitemizin karışılabileceği sorun stajını tamamlamış olan öğrencilerin görevlerinin bitim tarihini bağlı olduğu birime bildirilmemesi durumunda görevinden ayrılmış olmasına rağmen düzenlenecek olan aylık bildirgelerde stajı devam ediyor (çalışıyor) statüsünde  görünecek olmasıdır.
Bu itibarla staj bitim tarihlerinin ilgili Fakülte/Yüksekokul sekreterlikleri ve Öğrenci İşleri Dairesince dikkatlice takip edecek ve bu bitim tarihleri sigorta işlemlerinin sonlandırılması için İdari ve Mali İşler Dairesine bildirilecektir.

 

Stajyer Öğrencilerimizin Yapacakları İşlemler

Staja başlayacak öğrencilerimizin, aşağıdaki sürece uymaları gerekmektedir.

a) Öğrenci, ön görüşmede bulunarak staj yapmaya karar verdiği bir işletme için, Staj Formundan üç nüsha doldurur ve onaylatmak üzere Staj Danışmanına / Staj Komisyonu’na teslim eder. Staj Danışmanı / Staj Komisyonu bu formu inceleyerek, kabul ettiklerini onaylatmak üzere Program / Bölüm Başkanlığı’na iletir.

b) Program / Bölüm Başkanlığı tarafından onaylanan formun üç nüshası, öğrenci tarafından, staj yapacağı işletmeye ulaştırılır. İşletme, Staj Formu üzerindeki ilgili kısmı doldurarak, öğrenciyi kabul etmiş olduğunu beyan eder. Öğrenci; formun bir nüshasını staj yapacağı işletmeye, ikinci nüshasını ise Staj Danışmanına / Staj Komisyonu’na teslim eder.

c) Öğrenci, onaylanmış olan üçüncü nüshayla birlikte, staja başlayacağı tarihten en az 20 gün önce, sigorta girişinin yapılabilmesi için, nüfus cüzdanı fotokopisi ve 2 adet vesikalık fotoğraf ile birlikte, Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı’na başvurur. Sigorta girişi yapıldıktan sonra, stajla ilgili dokümanları (Staj Defteri, vb.) kendi Program / Bölüm Başkanlığı’ndan alır ve staja başlar.

Staj yapacak öğrenciler, Staj Formunu kendi programlarından / bölümlerinden veya üniversitemiz web sayfasından temin edebilirler.

Öğrenciler, stajlarına ancak sigorta girişleri tamamlandıktan sonra başlayabileceklerdir.

Sigorta girişleri yapılmadan işletmede yapılan çalışmalar, staj süresinden sayılmayacaktır.

Staj Formu ile Birlikte Bölüm Sekterliklerine Teslim Edilecek Belgeler

2 Adet Resim (Kılık Kıyafet Yönetmeliğine Uygun)